Protocol cameratoezicht TV Forescate

Onderstaand beleid is een conceptversie. Zodra de cameras aangaan per 1 juni zal er n.a.v. opmerkingen en vragen van leden een nieuwe versie gepubliceerd worden. Het beleid wordt ook nog getoetst bij een expert op dit gebied.

Het clubhuis van TV Forescate wordt dagelijks door vele leden gebruikt. Gedurende de competities en toernooien komen er vele honderden bezoekers.
TV Forescate is verantwoordelijk voor de veiligheid en de beveiliging van haar clubhuis en eigendommen. Het bestuur heeft daarom besloten om cameratoezicht toe te passen. Het bestuur vindt dit noodzakelijk om de belangen van TV Forescate, haar leden en haar bezoekers te behartigen en hun eigendommen te beschermen. In dit protocol zijn afspraken vastgelegd met betrekking tot het gebruik van de camera’s, het bekijken van de beelden en de opslag van de camerabeelden.

1. Het camerasysteem en beveiliging

1. Het cameratoezicht vindt plaats door middel van een gesloten systeem. Er wordt gebruikgemaakt van zichtbare camera's die opnamen maken van het clubhuis. Er worden geen opnames gemaakt in de kleedkamers en toiletten. Opnames vinden 24 uur per dag, gedurende het gehele jaar plaats.
2. De camera’s bieden de mogelijkheid tot live meekijken in het clubhuis. Dit is alleen mogelijk voor het bestuurslid verantwoordelijk voor het clubhuis, de voorzitter en de leverancier van het camerasysteem, en zal alleen gedaan worden wanneer er een calamiteit plaatsvindt waar live meekijken noodzakelijk voor is. Een voorbeeld van een calamiteit is het afgaan van het alarm terwijl het clubhuis gesloten zou moeten zijn.
3. De recorder is afgesloten voor derden. Alleen het bestuurslid, verantwoordelijk voor clubhuis, de voorzitter en de leverancier van de apparatuur hebben toegang tot de recorder. De recorder is alleen toegankelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord.
4. De leverancier van het camerasysteem heeft ervoor getekend om geen gebruik te maken van zijn mogelijkheid om de beelden te bekijken, tenzij hiervoor een verzoek is gedaan door het bestuur van TV Forescate. Een voorbeeld hiervan kan zijn wanneer het bestuurslid, verantwoordelijk voor het clubhuis, en/of de voorzitter niet in de gelegenheid is om de beelden te bekijken. De leverancier gaat dan akkoord met dezelfde regels omtrent de omgang met de beelden als de regels die gelden voor het bestuurslid, verantwoordelijk voor het clubhuis, en de voorzitter.
5. De opnames worden iedere 14 dagen automatisch overschreven. De oudste beelden worden daarmee gewist.
6. Beelden van incidenten, die worden veiliggesteld, worden maximaal 4 weken bewaard.
7. Camerabeelden die gebruikt worden in het kader van een onderzoek, waarvan aangifte is gedaan bij de politie, worden pas vernietigd na overleg met de politie. Deze beelden worden extern bewaard door het bestuurslid verantwoordelijk voor het clubhuis of de voorzitter en zijn alleen toegankelijk met een wachtwoord.
8. Het beeldmateriaal kan worden ingezien door het bestuurslid verantwoordelijk voor het clubhuis en de voorzitter wanneer er een situatie zich heeft voorgedaan die daarom vraagt. Dit zal alleen gebeuren na goedkeuring van het volledige bestuur.
9. Beelden mogen alleen door derden worden ingezien na goedkeuring van het volledige bestuur. Het inzien gebeurt samen met het bestuurslid verantwoordelijk voor het clubhuis of de voorzitter. Overdracht van beelden aan derden zal alleen gebeuren na goedkeuring van het volledige bestuur. Deze persoon dient te tekenen voor zorgvuldig gebruik van de beelden.
10.  

2. Doel van het cameratoezicht

1. Het doel van het cameratoezicht is het beschermen van de belangen, eigendommen en de integriteit van TV Forescate, alsmede haar leden en haar bezoekers met inachtneming van de regels voor privacy.

3.  Taken en verantwoordelijkheden

1. Het cameratoezicht geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van TV Forescate. Het bestuurslid, verantwoordelijk voor het clubhuis, voert het dagelijkse beheer over het systeem.
2. Het bestuurslid, verantwoordelijk voor het clubhuis, draagt er zorg voor dat er zorgvuldig met het beeldmateriaal wordt omgegaan.
3. Het bestuurslid, verantwoordelijk voor het clubhuis, stelt de beelden direct veilig door een kopie te maken, wanneer hiertoe een verzoek wordt gedaan door het bestuur van TV Forescate. Deze beelden worden maximaal 4 weken bewaard.
4. Beelden worden niet aan derden overgedragen, anders dan aan daartoe bevoegde overheidsinstanties, indien de wet dit eist of als er andere zwaarwegende belangen zijn.

4. Privacy van de bezoekers

1. Het cameratoezicht is verenigbaar met het doel het clubhuis van TV Forescate te beveiligen, alsmede de veiligheid van de leden en bezoekers te garanderen.
2. Het gebruik van cameratoezicht wordt aangekondigd middels een bord bij de hoofdingang van het park, alsmede bij de entrees van het clubhuis.

5. Inzage in opgenomen materiaal

1. Beeldmateriaal kan privacygevoelige informatie bevatten. Om deze reden zijn er beperkingen opgesteld voor het inzien van beelden.
2. Het bestuurslid, verantwoordelijk voor het clubhuis, de voorzitter van TV Forescate en de leverancier van het camerasysteem hebben als enige toegang tot de opgenomen beelden. De leverancier van het camerasysteem heeft ervoor getekend om geen gebruik te maken van zijn mogelijkheid om de beelden te bekijken, tenzij hiervoor een verzoek is gedaan door het bestuur van TV Forescate.
3. Indien iemand beelden wil inzien, heeft hij of zij slechts het recht beelden in te zien waarop hij of zij zelf of zijn/haar minderjarige kind(eren) zichtbaar is resp. zijn. Bij aanvraag dient de betrokkene aan te geven op welke dag en tijdstip de beelden zijn gemaakt.
4. Beeldmateriaal kan pas ter inzage worden gegeven na een belangenafweging door het bestuur van TV Forescate. Het belang van inzage dient te worden afgewogen tegen overige belangen, waaronder bijvoorbeeld het belang van derden die op het beeldmateriaal voorkomen, alsmede het belang van opsporende overheidsinstanties, als beelden bijvoorbeeld als bewijsmateriaal kunnen worden beschouwd.
5. Het bestuur van TV Forescate beslist binnen 2 werkdagen op verzoek van inzage van beeldmateriaal.
6. Inzage van het beeldmateriaal wordt verstrekt onder de aanwezigheid van het bestuurslid, verantwoordelijk voor het clubhuis of de voorzitter.

6. Verstrekken van opgenomen beeldmateriaal aan autoriteiten of derden

1. Alleen op verzoek van de politie of officier van justitie worden beelden overgedragen aan de politie.
2. De vertegenwoordiger van de politie/officier van justitie die de beelden in ontvangst neemt dient zich van tevoren te legitimeren.
3. De vertegenwoordiger van de politie/officier van justitie dient te tekenen voor ontvangst en integer gebruik van het beeldmateriaal.
4. Beelden mogen alleen door derden worden ingezien na goedkeuring van het volledige bestuur. Het inzien gebeurt samen met het bestuurslid verantwoordelijk voor het clubhuis of de voorzitter. Overdracht van beelden aan derden zal alleen gebeuren na goedkeuring van het volledige bestuur. Deze persoon dient te tekenen voor zorgvuldig gebruik van de beelden.

7. Informatieverstrekking

1. Dit protocol zal via de website van TV Forescate worden gepubliceerd.
2. Bij aanpassingen in het protocol zullen alle leden hiervan op de hoogte worden gesteld door middel van een nieuwsbrief en volgt er een update op de website.
3. Vragen of opmerkingen over camerabeveiliging en afhandeling van verzoeken om inzage dienen te worden ingediend bij het bestuurslid verantwoordelijk voor het clubhuis van TV Forescate. Deze verzoeken dienen via de mail naar het secretariaat gestuurd te worden ([email protected]).

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 29 april 2024, waarna de apparatuur na installatie vanaf 1 juni 2024 in gebruik zal worden genomen