Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van Tennisvereniging Forescate te Voorschoten

Algemeen

Artikel 1

De vlag van Forescate heeft als grondkleur rood. Van de linker benedenhoek naar de rechter bovenhoek loopt een brede witte baan. In het midden is het okergele wapen van Voorschoten met drie zwarte wassenaren aangebracht. Linksboven staan de letters “T.V. Forescate” in wit.

Rechten en verplichtingen der leden

Artikel 2

Onverminderd het overigens bij de wet of de statuten bepaalde, hebben de leden het recht om van de door het bestuur aan te wijzen faciliteiten en eigendommen van de vereniging gebruik te maken. Dit gebruik moet geschieden in overeenstemming met de bestaande of nog te maken reglementen, besluiten en gebruiken, en eventueel onder voorwaarden, zoals die door het bestuur zijn of zullen worden vastgesteld.

Artikel 3

Senior-, junior- en ereleden en leden van verdienste kunnen niet-leden of niet-spelende leden tegen een door het bestuur te bepalen vergoeding introduceren. Dit is maximaal 3 keer per seizoen mogelijk ongeacht door wie geïntroduceerd wordt. Personen die uit het lidmaatschap zijn ontzet of wie het lidmaatschap is opgezegd, kunnen niet worden geïntroduceerd. Tijdens de competitieperioden en gedurende toernooien is introductie niet toegestaan.

Artikel 4

  1. De senior- en juniorleden hebben, met inachtneming van het in dit artikel bepaalde, gelijke rechten ten aanzien van het gebruik van de banen der vereniging

  2. Zij hebben geen aanspraak op banen wanneer hierop:
    1) competitiewedstrijden van de vereniging worden gespeeld;
    2) toernooien en andere wedstrijden en/of activiteiten worden gespeeld of georganiseerd door verenigingscommissies onder auspiciën van het bestuur
    3) lessen worden gegeven in overleg met of op verzoek van het bestuur
    4 voor districtswedstrijden aanspraak wordt gemaakt door de KNLTB

  3. In gevallen als bedoeld onder lid b is het bestuur verplicht het niet beschikbaar zijn van de banen tijdig aan te kondigen.

  4. Indien onder omstandigheden als bedoeld onder lid b nog banen beschikbaar zijn, wordt het gebruik daarvan onder verantwoordelijkheid van het bestuur geregeld.

  5. De leden van de vereniging hebben zich met betrekking tot het gedrag op de banen ook te richten naar de aanwijzingen van het bestuur of daartoe aangewezen personen.

Artikel 5

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het afschrijfreglement en aan de schriftelijke en/of mondelinge aanwijzingen van het bestuur of een door het bestuur aangewezen gedelegeerde.
Op de tennisbaan is tenniskleding verplicht. Het uitsluitende oordeel over wat als tenniskleding kan worden beschouwd ligt bij het bestuur.

Artikel 6

Facturering per email
Facturen worden per e-mail verstuurd. Leden, die toch een factuur via de post willen ontvangen, betalen daarvoor administratiekosten. Het is de verantwoordelijkheid van de leden om ervoor te zorgen, dat zij de vereniging een courant en geldig e-mailadres doen toekomen en dat wijzigingen onmiddellijk worden doorgegeven aan de ledenadministratie.

Artikel 7

Opzeggen lidmaatschap c.q. omzetting naar niet-spelend lidmaatschap
Het lidmaatschap van de tennisvereniging Forescate moet worden opgezegd per e-mail aan [email protected], of schriftelijk bij de ledenadministratie, Postbus 192, 2250 AD Voorschoten.
Dit dient voor 15 december te gebeuren. De vereniging zal de opzegging per omgaande bevestigen, waarna de opzegging definitief is. Zonder bevestiging is er dus geen opzegging.
Behoudens uitzonderlijke omstandigheden - dit ter beoordeling aan het bestuur - betekent een opzegging na 15 december, dat men contributie verschuldigd is voor het nieuwe kalenderjaar. Het lidmaatschap zal derhalve pas beëindigd worden aan het eind van het volgende kalenderjaar.
Alleen in uitzonderlijke gevallen - dit ter beoordeling aan het bestuur - kan een lidmaatschap voor het lopende jaar worden opgezegd of worden omgezet in een niet-spelend lidmaatschap. Dit kan via een met redenen omkleed verzoek aan de secretaris, schriftelijk of per e-mail aan [email protected] Bij honorering van het verzoek zal een deel van de contributie worden gerestitueerd.
Na 1 juli wordt geen contributie meer gerestitueerd.

Artikel 8

De leden zijn verplicht de contributie te voldoen vóór 15 februari van het desbetreffende kalenderjaar. Bij niet tijdige betaling worden extra administratiekosten in rekening gebracht. De leden zijn niet gerechtigd van de banen gebruik te maken zolang zij de contributie niet hebben betaald.
De leden zijn verplicht adreswijziging en e-mail wijziging direct aan de ledenadministratie schriftelijk of per e-mail te melden onder vermelding van het bondsnummer.

Vergaderingen

Artikel 9

De vergaderingen van het bestuur worden bijeengeroepen zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 10

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door verzending van een convocatie aan ieder bestuurslid. Tot het bijeenroepen van een vergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste twee bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt bijeengeroepen, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroepen bevoegd.

Artikel 11

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te kiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijfentwintig of meer stemgerechtigde leden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk twee dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 12

Een besluit van of benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbend op een agendapunt der vergadering is ongeldig, behoudens het bepaalde in artikel 19, de leden 8 en 9 van de statuten. Een uitzondering op deze regel is als een zodanig besluit is genomen of een zodanige benoeming is tot stand gekomen met tenminste twee-derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen – blanco stemmen daaronder niet begrepen – en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits het geen voorstel is tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.

Artikel 13

De agenda van de algemene vergadering bevat uit de statuten of dit reglement voortvloeiende punten. Daarnaast kan de agenda ieder voorstel bevatten dat tenminste veertien dagen vóór de verzending van de convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, evenals al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 14

Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten moeten in die vergadering aan de orde worden gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits dit in het geval van een algemene vergadering door tenminste vier andere leden wordt ondersteund.

Commissies

Artikel 15

Het bestuur kan te allen tijde commissies of individuele leden voor algemene en bijzondere opdrachten instellen. Deze benoemingen dienen in de eerstvolgende algemene vergadering te worden bekrachtigd. Het bestuur heeft de bevoegdheid leden van commissies van hun taak te ontheffen en al of niet door anderen te vervangen. Deze bevoegdheid geldt niet voor de kascommissie (als bedoeld in artikel 14, lid 4, van de statuten). Elke wijziging dient door de eerstvolgende algemene vergadering te worden bekrachtigd. Tegenkandidaten voor commissies kunnen worden gesteld, conform artikel 9. Commissieleden worden voor één jaar benoemd, te rekenen vanaf de algemene vergadering waarin zij worden benoemd of waarin hun benoeming werd bekrachtigd. Commissieleden zijn direct herkiesbaar, met dien verstande dat zij maximaal gedurende een aaneengesloten periode van zes jaar deel kunnen uitmaken van de commissie waarvan zij lid zijn. Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering telkens voor één jaar hierop dispensatie verlenen.

Artikel 16

De kascommissie bestaat uit twee leden en wordt telkens benoemd voor één jaar. Besluitvorming

Artikel 17

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meer personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 18

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig indien op het stembriefje iets anders is weergegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 19

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden benoemd een persoon die kandidaat is gesteld op de wijze zoals die door de statuten en het huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden en leden van verdienste. Besluiten worden genomen met een meerderheid van stemmen, tenzij de statuten of het huishoudelijk reglement anders bepalen. Bij het staken van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Bestuur

Artikel 20

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter altijd als zodanig aftreden.
Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.

De verkiezingen van bestuursleden, ter vervanging van aftredende, geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.
Bestuursleden kunnen maximaal gedurende een aaneengesloten periode van zes jaar deel uitmaken van het bestuur. Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering telkens voor één jaar hierop dispensatie verlenen.

Artikel 21

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij afwezigheid van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij afwezigheid van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende afwezigheid van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende afwezigheid van alle bestuursleden fungeren de aanwezige laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 22

De penningmeester beheert in overleg met het bestuur de geldmiddelen en eigendommen van de vereniging en houdt aantekening van alle inkomsten en uitgaven. Alle uitgaven geschieden tegen ontvangst van een getekend bewijs. Op de jaarvergadering brengt hij verslag uit van het gevoerde beheer over het afgelopen jaar; tevens dient hij in deze vergadering namens het bestuur een begroting in te brengen voor het komende verenigingsjaar. Hij verschaft de kascommissie al die gegevens die de kascommissie nodig acht voor het controleren van het gevoerde financiële beheer.

Artikel 23

Artikel 13, lid 3, sub c, van de statuten, luidt: Het bestuur is met goedkeuring van de algemene vergadering bevoegd tot het verrichten van rechtshandelingen, waarvan de financiële betekenis of onbepaald is of een bij huishoudelijk reglement te bepalen bedrag te boven gaat of waardoor de vereniging voor langer dan één jaar gebonden is.

Het bedrag als bedoeld in artikel 13, lid 3, sub c, van de statuten wordt gesteld op € 15.000-.

Schade

Artikel 24

Eventuele schade, toegebracht door leden aan eigendommen der vereniging of van de
eigenaar of beheerder van het tennispark, wordt in opdracht van het bestuur hersteld of
vergoed op kosten van degene(n) die de schade veroorzaakte(n).
Leden zijn aansprakelijk voor schade veroorzaakt door personen die zij hebben geïntroduceerd. De vereniging is nooit aansprakelijk voor schade die door leden of derden is toegebracht.

Verplichtingen van het bestuur

Artikel 25

Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

  1. namen, geslacht, adressen en bondsnummers van de in artikel 4 van de statuten bedoelde personen

  2. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur

  3. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, hoeven daarin niet te worden opgenomen.

Van de onder a bedoelde administratie wordt aan ieder lid die daarom vraagt binnen één week inzage verstrekt van zijn eigen gegevens.

Aanmeldingsformulier

Artikel 26

Op het aanmeldingsformulier als bedoeld in artikel 6, lid 1, van de statuten, dient in ieder geval te worden vermeld: naam, voorna(a)m(en), geslacht, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum.

Slotbepalingen

Artikel 27

Alle leden ontvangen desgevraagd van de secretaris een exemplaar van de statuten en van dit reglement, dit tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Artikel 28

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 16 maart 2016.